REGULAMIN KONKURSU FOTOGRAFICZNEGO „KLACSKA W OBIEKTYWIE”

§ 1. Postanowienia ogólne i definicje

1. Organizatorem ogólnofirmowego konkursu fotograficznego „Klacska w Obiektywie” (zwanego dalej „Konkursem”) jest PAUL KLACSKA POLSKA SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą przy ul. Świętojańska 5, 05-500 Piaseczno, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem: 0000023931, NIP: 1230456968, REGON: 012256397 (zwana dalej „Organizatorem”).

2. Celem nadrzędnym Konkursu jest angażowanie zespołu poprzez twórczość z dziedziny sztuki wizualnej oraz dokumentowanie i popularyzacja autentycznego środowiska pracy. Zwycięskie fotografie sztuki użytkowej zostaną wykorzystane między innymi do projektu oficjalnego kalendarza ściennego Organizatora oraz w profesjonalnych kampaniach wizerunkowych.

3. Niniejsze przedsięwzięcie stanowi otwarty konkurs z dziedziny sztuki (fotografii krajobrazowej i przemysłowej), mający na celu wyłonienie i nagrodzenie wybitnych, autorskich kompozycji wizualnych.

4. Konkurs operuje w cyklach sezonowych (Edycje: Wiosna, Lato, Jesień, Zima). Szczegółowe ramy czasowe zgłaszania prac oraz harmonogram obrad Jury podawane będą każdorazowo w oficjalnych komunikatach na wewnętrznych portalach informacyjnych Organizatora.

§ 2. Warunki i uprawnienia do uczestnictwa

1. Konkurs ma charakter otwarty dla całej społeczności współpracującej z Organizatorem. Uczestnikiem może być każda pełnoletnia osoba fizyczna współpracująca z firmą Paul Klacska Polska Sp. z o.o., niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia, obejmująca zarówno pracowników etatowych (umowa o pracę), jak i osoby kooperujące na podstawie umów cywilnoprawnych (B2B, zlecenie), ze szczególnym uwzględnieniem załogi zmotoryzowanej – kierowców, dyspozytorów i personelu baz.

2. Dla zapewnienia pełnego obiektywizmu, z możliwości nadsyłania własnych prac wykluczeni są członkowie powołanego w danej edycji Jury Konkursowego oraz Administrator Konkursu zarządzający anonimizacją zgłoszeń.

3. Udział jest bezpłatny i w pełni dobrowolny. Każdy z Uczestników ma prawo do przedłożenia maksymalnie 3 niezależnych autorskich fotografii w ramach pojedynczej edycji.

4. Niespełnienie wymogów dokumentacyjnych, przesłanie prac po wyznaczonym terminie, lub za pośrednictwem nieautoryzowanych kanałów komunikacji skutkuje odrzuceniem zgłoszenia z powodów formalnych.

§ 3. Krytyczne normy bezpieczeństwa pracy (BHP) i operacji w strefach ATEX

1. Nadrzędną wartością Organizatora w każdym aspekcie działalności, w tym podczas inicjatyw pracowniczych, jest rygorystyczne przestrzeganie zasad Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, dyrektyw operacyjnych dotyczących transportu towarów niebezpiecznych (ADR) oraz powszechnie obowiązujących norm prawa o ruchu drogowym.

2. Kategorycznie zabrania się wykonywania jakichkolwiek ujęć fotograficznych w strefach sklasyfikowanych jako strefy zagrożenia wybuchem (strefy ATEX), co obejmuje w szczególności obszary terminali załadunkowych baz paliw, platformy nalewcze, okolice zaworów oddechowych cystern, strefy podłączeń węży przeładunkowych oraz strefy bezpośredniego rozładunku na stacjach paliw. Do fotografowania w takich przestrzeniach wymagany jest specjalistyczny sprzęt iskrobezpieczny z certyfikacją EX, którego standardowe telefony i cyfrowe aparaty Uczestników nie posiadają.

3. Zakazane jest użytkowanie sprzętu fotograficznego przez kierującego pojazdem w trakcie jego przemieszczania się w ruchu drogowym lub manewrowania. Fotografie z wnętrza kabiny mogą być wykonywane wyłącznie w momencie, gdy pojazd jest trwale unieruchomiony w miejscach do tego dopuszczonych.

4. Każda fotografia, która w ocenie Administratora Konkursu lub Jury będzie nosiła znamiona łamania procedur BHP, stwarzania zagrożenia na drodze, lub braku wymaganych w danej lokalizacji środków ochrony indywidualnej (odzież antystatyczna, kaski, okulary), podlega natychmiastowej dyskwalifikacji i nie zostanie przekazana do etapu oceny artystycznej.

§ 4. Wymogi merytoryczne, techniczne i zakaz stosowania sztucznej inteligencji

1. Przedmiotem pracy konkursowej jest kreacja oryginalnej i zbalansowanej kompozycyjnie fotografii, obrazującej tabor pojazdów Organizatora wkomponowany w otoczenie krajobrazowe, drogowe lub architektoniczne, charakteryzujące trwającą edycję sezonową.

2. Nadesłane pliki graficzne, z uwagi na ich docelowe przeznaczenie w druku kalendarza ściennego, muszą spełniać wyśrubowane normy poligraficzne:

• Kompozycja zamknięta w kadrze poziomym.
• Krótszy bok obrazu nie mniejszy niż 2400 pikseli, przy zalecanej optymalnej rozdzielczości nie mniejszej niż 3500 pikseli dla boku dłuższego.
• Akceptowane formaty zapisu cyfrowego to: JPG, JPEG, TIFF, PNG oraz natywne formaty nowoczesnych smartfonów (np. HEIC lub HEIF stosowane m.in. w urządzeniach iPhone i Samsung). Pliki muszą być zapisane w najwyższej dostępnej jakości, z minimalnym stopniem stratnej kompresji (mile widziany profil barwny sRGB lub Adobe RGB).
• Prace muszą być wolne od jakichkolwiek znaków wodnych, dodanych komputerowo podpisów autorskich, logotypów osobistych oraz sygnatur czasowych (datowników) generowanych przez aparat.
• Zgłoszenie pracy konkursowej w pierwszym etapie odbywa się wyłącznie poprzez samodzielne opublikowanie fotografii przez Uczestnika na zamkniętej grupie pracowniczej na portalu Facebook (link: https://www.facebook.com/groups/pracownicyklacksa/). Z uwagi na to, że algorytmy portalu Facebook kompresują publikowane materiały, Uczestnik ma bezwzględny obowiązek zachowania oryginalnego pliku w wysokiej rozdzielczości na swoim urządzeniu. Ten oryginalny plik będzie niezbędny do weryfikacji i wydania nagrody w przypadku wygranej.

3. Z uwagi na dokumentalny charakter konkursu, Organizator dopuszcza stosowanie wyłącznie elementarnych technik obróbki postprodukcyjnej (tzw. cyfrowa ciemnia), obejmujących: zmianę ekspozycji, manipulację krzywymi kontrastu, korektę balansu bieli i nasycenia barw, poprawę ostrości oraz kadrowanie obrazu.

4. Bezwzględnym i kategorycznym zakazem objęte są: stosowanie fotomontaży zaburzających integralność i prawdziwość sceny (np. wklejanie dodatkowych obiektów czy zmiana tła), usuwanie elementów fizycznej infrastruktury, a przede wszystkim generowanie lub modyfikowanie jakiejkolwiek części kompozycji za pomocą algorytmów i systemów sztucznej inteligencji (Generative AI, np. DALL-E, Midjourney, Adobe Generative Fill). Wszelkie podejrzenia użycia technik AI skutkują wykluczeniem uczestnika.

5. W przypadku wygranej pliki należy przekazywać jako załączniki lub linki do zabezpieczonych chmur obliczeniowych za pomocą poczty elektronicznej, kierując wiadomość na dedykowany adres: konkurs@klacska.pl. Temat wiadomości winien przyjąć spójną strukturę: „Zgłoszenie Konkursowe – [Imię i Nazwisko Uczestnika]”. W przypadku przesyłania zdjęć bezpośrednio ze smartfona za pomocą poczty e-mail, należy upewnić się, że załącznik wysyłany jest w rzeczywistym (oryginalnym) rozmiarze – bez automatycznego zmniejszania i kompresji przez program pocztowy.

§ 5. Zespoły oceniające i konstrukcja nagród konkursowych

1. Proces wyłaniania zwycięzców ma charakter dwuetapowy. W pierwszej kolejności, opublikowane na zamkniętej grupie pracowniczej fotografie poddawane są otwartemu głosowaniu społeczności firmy za pomocą reakcji (tzw. „lajków”). W drugim etapie, po zakończeniu czasu przeznaczonego na głosowanie społeczności, niezależne Jury dokonuje przeglądu zgłoszeń i wybiera ostateczne zwycięskie fotografie (I, II i III miejsce), posiłkując się przy tym wynikami głosowania publiczności na grupie.

2. Wyłonienia laureatów (I, II i III miejsce) dokonuje niezależne, wewnętrzne Jury. Aby zagwarantować bezstronność procedury, Administrator Konkursu przedkłada członkom Jury prace całkowicie zanonimizowane, usunąwszy uprzednio dane personalne autorów. Ocena opiera się na kryteriach kunsztu technicznego, wierności tematyce i oryginalności ujęcia.

3. Nagrody w każdej ze standardowych edycji sezonowych ukształtowane są na następujących poziomach kwotowych:

• I Miejsce w Konkursie Głównym: 1000 PLN brutto,
• II Miejsce w Konkursie Głównym: 750 PLN brutto,
• III Miejsce w Konkursie Głównym: 500 PLN brutto,
• Nagroda Publiczności: 200 PLN brutto.

4. Zasady uregulowań podatkowych: Z uwagi na to, że Konkurs charakteryzuje się otwartym dostępem dla współpracowników i koncentruje się na rywalizacji w dziedzinie sztuki (fotografii), wygrane i sposób opodatkowania nagrody zależy od formy współpracy Uczestnika z Organizatorem:

• W przypadku Uczestników nieprowadzących działalności gospodarczej (umowa o pracę, umowa zlecenie), konkurs ma charakter konkursu z dziedziny sztuki (fotografia). Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wygrane, których jednorazowa wartość nie przekracza kwoty 2000 zł brutto, są zwolnione z podatku dochodowego. Jeśli wartość nagrody przekracza ten próg, Organizator, jako płatnik, pobierze i odprowadzi do właściwego Urzędu Skarbowego zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 10% całkowitej wartości nagrody.
• W przypadku Uczestników biorących udział w konkursie w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej (kontrakty B2B), wartość nagrody stanowi przychód z tej działalności. Uczestnik ma obowiązek rozliczyć i opodatkować ten przychód samodzielnie, zgodnie z obowiązującymi go przepisami. Organizator nie pobiera w tym przypadku podatku zryczałtowanego ani nie stosuje zwolnienia do 2000 zł.

§ 6. Restrykcje prawno-autorskie oraz prawa do wizerunku

1. Odtworzenie pracy z praw autorskich spoczywa na Uczestniku, który to formalnie gwarantuje i zaświadcza w momencie przesłania materiału, że jego dzieło jest wynikiem w pełni indywidualnego, ludzkiego procesu twórczego, do którego posiada pełen pakiet nieobciążonych praw majątkowych i osobistych, a utwór ten nie wkracza w sferę praw własności intelektualnej podmiotów trzecich.

2. Publikując zdjęcie na dedykowanej grupie konkursowej na portalu Facebook, Uczestnik udziela Organizatorowi niewyłącznej i nieodpłatnej licencji czasowej na potrzeby wewnętrznego udostępniania i ewaluacji utworu w ramach Konkursu.

3. Mechanizm wydania nagrody i przeniesienia praw: Definitywnym wymogiem i nieodłącznym warunkiem wypłaty jakichkolwiek środków finansowych dla Zwycięzców wyłonionych przez Jury, jest dopełnienie wymogów formalnych w ściśle określonej kolejności. Laureat wyłoniony przez Jury ma obowiązek niezwłocznie przesłać na adres e-mail konkurs@klacska.pl oryginalny plik ze zwycięskim zdjęciem w wysokiej rozdzielczości (plik nieskompresowany, zgodny z § 4 Regulaminu) oraz dołączyć do tej wiadomości czytelnie podpisany dokument o nazwie „Załącznik Nr 1 – Oświadczenie Uczestnika Konkursu”, zawierający umowę o bezpowrotne przeniesienie autorskich praw majątkowych na Organizatora. Brak dostarczenia oryginalnego zdjęcia w wymaganej jakości lub brak podpisanego oświadczenia w terminie wyznaczonym przez Organizatora po ogłoszeniu wyników, jest równoznaczny z brakiem spełnienia wymogów konkursu i dobrowolną rezygnacją z roszczenia do nagrody.

4. Utrwalanie i udostępnianie wizerunków ludzkich uwarunkowane jest zgodą sportretowanych. Jeśli przesłana fotografia eksponuje w czytelny sposób rysy twarzy lub cechy charakterystyczne pozwalające na natychmiastową identyfikację osoby trzeciej (np. pracownika stacji paliw, operatora innej cysterny), Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za pozyskanie jej pisemnego zezwolenia (tzw. zgoda modela) na wielokrotną publikację wizerunku w celach korporacyjnych. Ujawnienie faktu naruszenia dóbr osobistych osób uwiecznionych eliminuje pracę z udziału w przedsięwzięciu.

§ 7. Obowiązek informacyjny dotyczący Danych Osobowych (RODO)

Na podstawie wytycznych sformułowanych w artykule 13 ustęp 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (znanego jako RODO), Organizator przekazuje uczestnikom wiążące informacje:

1. Administratorem w procesie przetwarzania danych osobowych uczestników i laureatów jest PAUL KLACSKA POLSKA SP. Z O.O., z siedzibą na ul. Świętojańskiej 5 w Piasecznie. Kontakt we wszystkich kwestiach związanych z RODO i ochroną danych osobowych zapewniony jest pod wirtualnym adresem: biuro@klacska.pl.

2. Pozyskane pakiety danych osobowych (w tim: imię i nazwisko, jednostka organizacyjna, wizerunek, parametry e-mail, numery kontaktowe oraz dla laureatów – identyfikatory podatkowe i rachunki bankowe) przetwarzane są operacyjnie na podstawie:

• a) zgody, która zostaje wyrażona aktem opublikowania fotografii na grupie pracowniczej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – wyłącznie w celach naboru, prowadzenia klasyfikacji i identyfikacji Uczestnika,
• b) zidentyfikowanego prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – dla celów sprawnej komunikacji, budowy polityki marketingowej na łamach mediów własnych oraz archiwizacji dla ochrony przed potencjalnymi sporami sądowymi,
• c) nadrzędnego obowiązku prawnego i podatkowego ciążącego na Organizatorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – dla zadośćuczynienia obowiązkom rachunkowym wobec administracji skarbowej w kontekście wydanych nagród.

3. Parametry retencji przewidują utrzymywanie danych Laureatów przez czas publikacji kalendarza oraz dystrybucji treści promocyjnych, a dla celów fiskalnych dodatkowo przez nieprzerwany okres 5 lat, których bieg rozpoczyna się od zakończenia roku kalendarzowego wymaganego terminem płatności zobowiązań podatkowych. Dane zgłaszających, którzy nie znaleźli się w gronie zwycięzców, ulegają archiwizacji zabezpieczającej do czasu wygaśnięcia roszczeń o naruszenia autorskie.

4. Prawodawstwo europejskie gwarantuje Uczestnikowi swobodny dostęp do własnych danych, możliwość ich precyzyjnego sprostowania, wniesienia o ich trwałe usunięcie z systemów lub czasowe ograniczenie ich przetwarzania, a także prawo do wniesienia stanowczego sprzeciwu. W przypadku zdiagnozowania uchybień formalnych, uczestnik dysponuje prawem zainicjowania skargi u Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Udostępnienie pakietu danych ma charakter intencjonalny i dobrowolny, jednakże odmowa ich podania konstytuuje barierę wykluczającą udział w procedurze Konkursu.

§ 8. Reklamacje i finalne uwarunkowania regulaminowe

1. Skargi, zastrzeżenia i wszelkie obiekcje proceduralne dotyczące procesu Konkursu lub rozstrzygnięć Jury można kierować drogą elektroniczną (konkurs@klacska.pl) w nieprzekraczalnym, całkowitym terminie do 7 dni roboczych od momentu obwieszczenia wyników. Rozpatrzenie formalne nastąpi ze strony Organizatora nie później niż 14 dni roboczych od wpłynięcia zgłoszenia.

2. Dokonanie aktu zgłoszenia i wprowadzenie obrazu do obiegu konkursowego jest zrównane w skutkach z wnikliwym zapoznaniem się oraz całkowitą, bezwarunkową akceptacją zapisów w niniejszym Regulaminie.

3. Organizator rezerwuje sobie, w situacjach krytycznych lub w przypadku zmiany interpretacji prawa, prawo do jednostronnej modyfikacji przepisów dokumentu, a także do ostatecznego i definitywnego rozstrzygania sporów interpretacyjnych. O wszelkich transformacjach uczestnicy zostaną jednak odpowiednio wcześnie uprzedzeni za pośrednictwem wewnętrznych metod komunikacji.

4. Do mechanizmów, procedur i sporów, które wykraczają poza kompetencję regulacyjną niniejszego dokumentu, stosuje się bezpośrednio zasady prawa stanowionego, ze szczególnym poszanowaniem rygorów Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, kodeksu karnego skarbowego oraz prawa cywilnego.